Transferencias de fondos documentales
Cada casa salesiana tiene material histórico guardado en algún lugar recóndito. Sabemos que es valioso pero no sabemos cómo administrarlo, si prestarlo, ofrecerlo a los superiores o siquiera contar que existe.
El Archivo Histórico Salesiano de ARS en ambas sedes: Bahía Blanca y Buenos Aires, ofrece un lugar apropiado para albergar esto, que consideramos los tesoros de nuestra historia.
¿Para qué?
La finalidad de este protocolo es proporcionar recomendaciones técnicas para la transferencia reglada de
documentos desde los Archivos de Gestión de las obras salesianas al Archivo Histórico.
Es un procedimiento habitual, rutinario y reglado de traslado de las fracciones de series documentales, una
vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas y debe formar parte
de las actividades programadas dentro del sistema de gestión documental de una organización.
El objetivo de la transferencia es lograr que la documentación reciba el tratamiento apropiado. De esta
manera, se evita la aglomeración y pérdida de documentos en los diferentes centros, a la vez que se
proporciona el servicio más adecuado para la conservación de los mismos.
¿Por qué?
Los beneficios de un proceso de transferencia regular y planeada, entre otros, son:
â– El aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y
descargándolas de aquellos documentos cuyo uso es poco frecuente.
â– El traspaso a un servicio especializado, como es el archivo, de las funciones de gestión,
conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
â– La reducción de los costos de mantenimiento y almacenamiento.
â– La disminución del riesgo de pérdida de documentos de valor histórico.
â– Un mejor acceso a los documentos por parte de la propia institución, familia salesiana e
investigadores científicos.
â– Una mejora en las condiciones de almacenamiento que permitirá la conservación de los
documentos durante el tiempo estipulado en la valoración,
â– El ingreso únicamente de los documentos pertinentes en cada archivo, evitando trabajos de
custodia, control y acondicionamiento de documentación prevista como eliminable.